Vedtekter

Vedtekter for Hallangspollen Vel

Vedtatt på ordinære årsmøter 1972, 1973, 1982, ekstraordinært årsmøte 1982, ordinært årsmøte 1987, 1988, revidert 1998 og ordinært årsmøte 2014 og 2020 og ekstraordinært årsmøte 2021, årsmøte 2023.

§ 1
Hallangspollen Vel er en sammenslutning av eiendomsbesittere i Hallangspollens Vels geografiske område.

§ 2 Formål

Å samle eiendomsbesitterne i en organisasjon, som kan ivareta felles miljømessige og økonomiske interesser samt alt som naturlig hører inn under velforeningens virkefelt, f.eks.

1. Å arbeide for best mulig kommunikasjon til området og hensiktsmessige veiforhold med nødvendige parkeringsplasser innen området.
2. Å arbeide for å tilrettelegge best mulig løsning av elektrisitets- og vannforsyning.
3. Å arbeide for best mulig renovasjon og sanitæranlegg, samt beskytte området mot forurensning.
4. Å arbeide for en best mulig utnyttelse og forvaltning av strandområdene til badeplasser, båtplasser, og friarealene til rekreasjons- og fritidsformål. Arbeidet skal skje i forståelse med berørte grunneiere, de kommunale myndigheter og eventuelt andre institusjoner.

§ 3 Medlemskap

Som medlem kan opptas enhver som eier eller bygsler matrikulert parsell i Hallangspollens Vels geografiske område, og som er villig til å underordne seg vellets lover.

Årsmøtet kan utnevne æresmedlem, etter innstilling fra styret.

Hvert medlem har 1 – en stemme på vellets møter.

Et medlem kan la seg representere på møtene gjennom skriftlig fullmakt.

Et medlem kan ikke møte med mer enn 1 – en – fullmakt.

§ 4 Kontingent og avgifter

Årsmøtet fastsetter medlemskontingent, veiavgift, vannavgift, tilkoblingsavgift til vannanlegget og misbruksavgift.

Æresmedlem er fritatt for medlemskontingent.

Kontingenten og avgiftene betales for kalenderåret (1. januar til 31. desember) og senest innen 15. mai samme år.

Kun medlemmer av Hallangspollen Vel kan knyttes til vellets vannanlegg.

§ 5 Styret og valgkomiteen

Vellet ledes av et styre bestående av leder, 4 styremedlemmer og 1-2 varamedlemmer. Leder velges for 1 – ett – år av gangen. Styremedlemmer velges for 2 – to – år av gangen. De velges 2 det ene året og 2 det andre. Varamedlemmer velges for 1 – ett – år av gangen. Styret konstituerer seg selv.

Styret bør ha en sammensetning som er representativ for forholdet feltene imellom.

Valgene skjer på årsmøtet.

Valgene foregår skriftlig, hvis det forlanges.

Til spesielle oppdrag kan styret oppnevne de utvalg og komitéer som det måtte finne nødvendig.

Disse utvalg/komitéer skal arbeide etter retningslinjer/fullmakter gitt av styret.

Styre- og varamedlem har møteplikt på styremøtene.

Varamedlem har talerett på styremøtene, men stemmerett kun ved ordinært medlems forfall.

Styret er vedtaksdyktig når minst 3 – tre – av dets medlemmer er til stede.

Styremøte avholdes etter innkalling fra leder så ofte det finnes påkrevet, eller når minst 2 – to – av de øvrige styremedlemmer forlanger det.

Lederen representerer vellet når annet ikke er bestemt.

Både styrets leder og leders stedfortreder skal ha signaturrett.

Har lederen forfall, overtar nestleder funksjonene.

Valgkomiteen skal invitere medlemmene til å komme med forslag til styret og komiteer senest to måneder før årsmøtet. Valgkomiteens innstilling sendes ut til medlemmene sammen med utsendelsen av årsmøtepapirene.

Medlemmer av styret og komiteer skal avstå fra deltakelse og beslutninger i saker der det kan stilles spørsmål ved habilitet i henhold til normale habilitetskrav, inkludert beslutninger som kan gi familie, nære omgangsvenner ol. særlige fordeler.

Vellet skal praktisere åpenhet. Styret skal føre referat fra alle møter. Møtereferatene er ikke åpent tilgjengelig, men kan forevises enkeltmedlemmer om de spør om dette. Sensitive personopplysninger og opplysninger knyttet til anbudsprosesser og andre kommersielle prosesser kan unntas av hensyn til forhandlingsresultatet. Styret gir løpende informasjon fra styremøter og aktiviteter på vellets hjemmeside slik at alle som ønsker kan følge med på styrets arbeid.

Beslutninger om disponering av vellets eiendom til annet enn kortvarige formål eller disponering til fordel for enkeltmedlemmer skal forelegges årsmøtet for beslutning. Eventuelle saker knyttet til kommunal eiendom må avklares med kommunen for så å legges frem for årsmøtet.

§ 6 Valgbarhet

Husstandsmedlem som har fylt 18 år er valgbare til styreverv.

Fra hver husstand kan det kun velges 1-en person til styret (inkludert varamedlem) og valgkomite. For å være valgbar kan husstanden ikke ha ubetalte lovlige utsendte medlemskontingenter..

§ 7 Referat

Sekretæren skriver referat fra styremøter, medlems- og årsmøte.

Referatet skal inneholde alle forslag og fattede vedtak, og hva som ellers skjønnes å være av interesse.

Sekretæren ivaretar vellets korrespondanse i samråd med lederen.

§ 8 Regnskap

Kassereren fører regnskapet på godkjent måte.

Regnskapet følger kalenderåret.

Alle regnskapsbilag skal attesteres av rekvirent/ komitéleder samt styrets leder.

§ 9 Revisjon

Til å revidere vellets regnskap velges 2 revisorer. Revisjon kan foretas til ubestemte tider. Revisjonsprotokoll legges frem for årsmøtet.

§ 10 Medlemsmøte

Medlemsmøte holdes så ofte som styret finner nødvendig, og innkalles med 14 – fjorten dagers varsel. De saker som skal behandles skal være med i innkallingen.

Medlemsmøtets hensikt er å informere medlemmene når styret finner det nødvendig, eller når styret ønsker en diskusjon med medlemmene for sitt videre arbeide.

Medlemsmøtet kan ikke fatte vedtak.

§ 11 Årsmøte

Årsmøtet er vellets høyeste myndighet.

Ordinært årsmøte holdes i mars hvert år. Dato og tid skal varsles medlemmene minst 6 – seks uker i forveien gjennom vellets ordinære kommunikasjonskanaler, inkludert per e-post og vellets websider, og varsles minst 6 ­- seks uker i forveien.

Årsmøtet skal avholdes etter ordinær arbeidstid (kl. 18.00 eller senere) eller i en helg.

Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest 4 uker før møtet.

Endelig innkalling med styrets beretning, regnskap, valgkomiteens innstilling og forslag til vedtak sendes ut 14 dager før årsmøtet.

Antall stemmeberettigede skal registreres.

For å ha stemmerett på årsmøtet kan ikke medlem ha ubetalt lovlig utsendt krav på medlemskontingent på tross av at minst en purring er sendt.

Årsmøtet konstitueres med valg av dirigent, sekretær og 2 medlemmer til å undertegne referatet.

Årsmøtet skal behandle/godkjenne:

1. Innkalling og dagsorden
2. Styrets årsberetning
3. Regnskap og revisjonsberetning
4. Innkomne forslag
5. Fastsette styrehonorarer
6. Arbeidsbudsjett for året, herunder fastsette kontingenter og avgifter
7. Valg

Årsmøtet velger en valgkomité på 3 medlemmer, med 1 representant for hvert område, som innstiller på valg i perioden.

Forslag til kandidater kan fremmes helt frem til valget har skjedd (inkludert ved benkeforslag).

Valgkomitéen fungerer også som tellekorps.

Skriftlig avstemming foretas dersom det blir fremsatt krav om det.

Alle saker avgjøres med alminnelig flertall, unntatt forslag om vedtektsendringer, hvor det kreves 2/3 flertall.

§ 12 Ekstraordinært årsmøte

Når styret finner det påkrevet, eller når minst ¼ av vellets medlemmer skriftlig forlanger det, innkalles det til ekstraordinært årsmøte.

I tillegg skal styret innkalle til ekstraordinært årsmøte dersom budsjetterte og planlagte investeringer forventes å få vesentlige overskridelser.

Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle de saker det er innkalt for.

Innkalling skal skje med 14 dager varsel.

§ 13 Suspensjon av medlem

Medlem som bevisst motarbeider vellets virksomhet og nekter å respektere lovlige fattede vedtak, kan av styret, etter advarsel, midlertidig suspenderes som medlem inntil første ordinære årsmøte.

Årsmøtet fatter endelig vedtak om suspensjon.

Årsmøtets vedtak kan påklages til påfølgende årsmøte.

Suspensjon som foran nevnt kan også brukes overfor medlem som tross lovlig påkrav skylder kontigent eller annen pålagt ytelse til vellet for mer enn ett år.

Suspendert medlem kan skriftlig søke om fornyet medlemskap etter at vellets tilgodehavende er oppgjort.

§ 14 Oppløsning

Vellet kan ikke oppløses så lenge det består av minst 50 medlemmer.

Forslag om oppløsning av vellet må være innsendt styret senest 3 måneder før det ordinære årsmøtet skal holdes.

Slikt forslag må ha minst 2/3 flertall av det samlede medlemstall. Hvis slikt flertall ikke oppnås, kan forslaget fremmes for neste årsmøte og kan da avgjøres med 2/3 flertall av de frammøtte stemmeberettigede medlemmer.

Fattes lovlig vedtak om oppløsning av vellet, skal det nedsettes et utvalg på 3 personer som gjennomfører oppløsningen.