Om digitalt årsmøte

Alle,

Covid-19 situasjonen gjør at vi fortsatt ikke kan gjennomføre et normalt fysisk årsmøte. Styret ønsker derfor å gjennomføre et digitalt årsmøte på tidligere varslet dag 13 mai kl 19.00
Med henvisning til forskrift fra regjeringen kan årsmøter gjennomføres digitalt selv om dette ikke er nedskrevet i vedtekter. (https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/regjeringen-apner-for-digitale-arsmoter/id2694854/

Anbefaling for gjennomføring er at man gjennomfører de lovbestemte sakene og utsetter forslag hvor det er ønsket/forventet lange diskusjoner eller der det er flere forslag til samme sak, som f.eks. vedtektsendringer. Disse sakene anbefales utsatt til neste årsmøte, evt. et ekstraordinært årsmøte.

Se følgende for råd om gjennomføring av årsmøte, på f.eks.: https://www.lnu.no/2020/03/20/hvordan-holder-vi-et-digitalt-arsmote/  eller https://www.digitalearsmoter.no/

Styrets forslag er derfor at årsmøte gjennomføres på Microsoft Teams på følgende måte:

1. Medlemmer melder sin deltakelse til Årsmøtet på e-post: styret@hallangspollensvel.no senest søndag 10 mai kl 23.59
2. Mandag 11 mai vil de påmeldte få en invitasjon til Teams møte med link til møtet på onsdag 13 mai kl 19.00
3. Forslag til endret agenda:
   1. Godkjenne innkalling
   2. Godkjenne endret årsmøte
   3. Valg av møteleder og referent
   4. Godkjenne regnskap 2019
   5. Revisors beretning
   6. Godkjenne budsjett 2020
   7. Valg
   8. Diverse
4. For å imøtekomme evt. benkeforslag på valg, bes det om at forslag sendes til valgkomiteens leder Berit Eyde Kjuus (e-post:beritinge@gmail.com) seneste søndag 10 mai kl 23.59.
5. Styret vil sammen med invitasjon på mandag sende presentasjonen som skal holdes på årsmøtet slik at deltakerne kan forberede seg.
   Viser også til tidligere utsendt materiale.
6. Avstemning og evt spørsmål gjøres på Teams via meldingsfunksjon eller godt gammeldags opprop fra en og en.
7. Det vil sendes ut en brukerveiledning for gjennomføring på Teams sammen med invitasjonen på mandag
8. Teams kan benyttes på pc, mac, nettbrett eller mobil
9. Presentasjonen vil «deles» med deltakere i møtet slik at man kan se det som presenteres direkte på egen pc, mac, nettbrett.
   Ønsker man å delta pr. telefon kan man følge med på presentasjonen som man får tilsendt.

Styret mener at vi med dette vil gjennomføre årsmøtet på en god, tilfredsstillende og lovlig måte.
Andre digitale løsninger er vurdert, men årsak til at Teams velges fremfor f.eks. løsning fra Obos er at velet ikke har oppdatert mobilnummer til mange medlemmer, men vi har e-post til 230 medlemmer.

Alternativet er å utsette årsmøtet til høsten, noe som ikke er ønskelig fra Styrets side.

 

Mvh

Styret